Sleutelbeheer bij een club of verenigingsgebouw

Een sportclub, een muziekvereniging, een buurthuis: overal waar vrijwilligers komen en gaan, groeit het aantal sleutels. Elke nieuwe penningmeester krijgt er één, elke trainer, iemand van de kantine. Na tien jaar weet niemand meer hoeveel er zijn en bij wie ze liggen.

Het probleem is niet diefstal

Bij verenigingen gaat het zelden mis doordat iemand kwaad wil. Het gaat mis doordat het overzicht verdwijnt. Iemand stopt met het bestuur en levert niets in, want niemand vraagt erom. Een sleutel wordt doorgegeven aan een opvolger zonder dat het ergens staat. En als er dan iets weg is uit het gebouw, valt niet te zeggen wie er binnen kon.

Wat er vaak ontbreekt

• geen lijst van wie welke sleutel heeft
• één sleutel die op alles past, ook op de kas
• bij vertrek wordt niets teruggevraagd
• sleutels die vrij te kopiëren zijn

Wat een sluitplan oplost

In een sluitplan staat welke sleutel op welke deur past en wie hem heeft. Niet iedereen hoeft overal bij te kunnen: de kantinebeheerder hoeft niet in het bestuurskamertje, een trainer niet bij de kas. Verdwijnt er dan een sleutel, dan hoeft niet het hele gebouw om, maar alleen de cilinders die erbij horen.

Kies een profiel dat niet vrij te kopiëren is

Dit is de andere helft van de oplossing. Bij een gecertificeerd profiel kan er alleen met het certificaat een sleutel worden bijgemaakt, en dat ligt bij het bestuur. Zonder die maatregel blijft elke lijst een schatting, want niemand weet hoeveel kopieën er inmiddels zijn.

Leg het vast bij overdracht

Neem sleutels op in de overdracht van een bestuursfunctie, net als de administratie. Eén regel in het overdrachtsdocument is genoeg: welk nummer, welke deuren, ingeleverd ja of nee. Dat kost een minuut per keer en voorkomt dat u over vijf jaar weer voor hetzelfde probleem staat.

Samengevat

Leg vast wie wat heeft, geef niet iedereen toegang tot alles en kies een profiel dat niet vrij te kopiëren is. Zie nieuw sluitwerk.